Utrzymanie porządku i jego wpływ na komfort pracy

Chyba nie trzeba nikogo przekonywać, że związek między czystym i uporządkowanym miejscem pracy a poziomem jej komfortu jest bardzo ścisły. Dotyczy to zarówno standardowego biura, jak i miejsca pracy stworzonego w domu czy wynajmowanego w przestrzeni coworkingowej. Przestrzeganie zasad higieny obowiązuje na każdym stanowisku i każdego pracownika, zwłaszcza gdy w jednym miejscu spotykają się różni ludzie, a sprzęty są ogólnie dostępne i wspólnie użytkowane.

Dlaczego tak ważne jest utrzymywanie porządku i czystości w miejscu pracy?

Nietrudno sobie wyobrazić, co czulibyśmy przychodząc rano do brudnego, pełnego nieprzyjemnych zapachów i zabałaganionego biura – nie sposób pracować w takich warunkach w skupieniu i z przyjemnością. Widząc, że dla pracodawcy środowisko pracy nie ma znaczenia, przestajemy się przejmować jakością wykonywanych zadań, mimowolnie dostosowując poziom niechlujności do panujących warunków. Na dłuższą metę nieprzyjemne otoczenie jest nie do zniesienia – będziemy unikać przebywania w biurze albo wręcz zmienimy pracodawcę.

Wszelkie badania prowadzone w tym zakresie jednoznacznie wskazują, że pracownicy w czystym, estetycznym biurze czują się otoczeni troską pracodawcy, a co za tym idzie – bardziej szanowani. Takie samopoczucie zawsze wiąże się z większą motywacją do pracy, zadowoleniem z niej i chęcią utrzymania panującego porządku. Wzrasta koncentracja, wydajność i dobre nastawienie. Obniża się poziom stresu i niepokoju. Wszyscy na tym zyskują.

Co mamy na myśli mówiąc o porządku w miejscu pracy?

Oczywiście, zaczynamy od podstaw, jak czystość i schludność wspólnie użytkowanych przestrzeni, z których najważniejsze to kuchnia i toalety/łazienki. Poza wymiarem estetycznym, utrzymywanie w czystości tych pomieszczeń wiąże się ze zdrowiem wszystkich użytkowników – to miejsca, w których najłatwiej o bakterie i inne czynniki chorobotwórcze. Pamiętajmy, że w przestrzeniach biurowych i coworkingowych nie zawsze codziennie obecny jest personel sprzątający – sami musimy zadbać o czystość i zachowywać porządek, by nie utrudniać życia sobie i innym. Wyrzucajmy śmieci do pojemników o odpowiednim przeznaczeniu (kubełki przy biurkach przeznaczone są wyłącznie na papiery!) i myjmy naczynia od razu po skorzystaniu z nich, odkładając na miejsce w szafce czy na półce.

Osobnym zagadnieniem jest mycie rąk po przyjściu do biura oraz po korzystaniu z toalety – niby dla wszystkich oczywiste… To najważniejsze i jednocześnie najprostsze działanie wśród wszystkich dotyczących profilaktyki zdrowia (nie tylko w miejscu pracy!). Co prawda od momentu wybuchu pandemii w badaniach notuje się wzrost świadomości w tym zakresie, jednak wciąż istnieje duża liczba osób, które nie przestrzegają tej elementarnej zasady higieny. W przestrzeniach biurowych, w których przebywa wielu pracowników, każdy wspólny sprzęt (drukarka, zmywarka, kuchenka mikrofalowa) to siedlisko bakterii i wirusów – korzystanie z nich zawsze powinno wiązać się ze wzmożoną dbałością o czyste ręce, by zmniejszać ryzyko dla siebie i innych.

Z przestrzeni wspólnych przejdźmy teraz do własnego stanowiska pracy, składającego się z reguły z biurka i krzesła, szafki na dokumenty, ewentualnie dodatkowych niezbędnych mebli. Na tym terytorium o porządek musimy zadbać sami, niezależnie od tego, czy serwis sprzątający zajmie się koszem na papiery albo wyczyści blat. Starajmy się nie zagracać naszego stanowiska, w bałaganie ciężej się pracuje – trudno znaleźć potrzebne akurat dokumenty, kubki po kawie utrudniają korzystanie ze sprzętów biurowych, kurz osiadający na wielu bibelotach wywołuje alergie i nieprzyjemnie rozprasza. Personalizacja miejsca pracy jest ważna, ale lepiej ograniczyć liczbę rozstawianych drobiazgów, ramek ze zdjęciami czy roślin w doniczkach, żeby nie utrudniać sobie koncentracji i nie wywoływać wizualnego chaosu.

Przez czynniki obniżające poziom czystości miejsca pracy rozumiemy też, nie zawsze tak kojarzone, hałas i światło. Zanieczyszczenie hałasem może być równie uciążliwe dla pracowników, jak nieprzyjemny zapach, a utrzymując się przez dłuższy czas może przynieść też negatywne skutki zdrowotne. Przebywanie przez kilka godzin dziennie w pomieszczeniu, w którym bezustannie szumi źle wyregulowany klimatyzator, zza okna dobiegają dźwięki ruchliwej ulicy albo za ścianą ktoś słucha głośnej muzyki – z pewnością zostanie zarejestrowane przez nasz mózg (czasem tylko podświadomie), który będzie odczuwał zmęczenie i brak koncentracji.

Podobne problemy rodzi niewłaściwe oświetlenie – niedostateczne lub niedostosowane do stanowiska pracy (odbijające się w monitorze, kładące cienie na blacie roboczym czy zbyt ostre). Jak w przypadku hałasu, tu też będziemy mieć do czynienia z negatywnym wpływem na samopoczucie, powodowaniem rozdrażnienia, a ostatecznie także z pogorszeniem stanu zdrowia (wzrok). O właściwie oświetlenie w biurze powinien zadbać pracodawca i do niego należy kierować wszelkie uwagi w tym temacie – musi zapewnić pracownikom takie warunki, by mogli w pełnym komforcie wykonywać swoje obowiązki. To ważne także z jego punktu widzenia: dolegliwości fizyczne wpływają na obniżenie efektywności, spadek zaangażowania i częstsze nieobecności pracowników.

Przestrzeganie zasad BHP w miejscu pracy to jedna sprawa, inną jest podnoszenie komfortu pracy i zapewnianie wyższej jakości życia biurowego poprzez wymianę zużytych mebli na nowe, dopasowanie sprzętów do zmieniających się potrzeb czy wymagań (zmiana siedziska dla pracownika po wypadku czy lepszy monitor dla osoby z postępującą wadą wzroku) czy też stworzenie strefy chillout albo unowocześnienia kuchni i jadalni. Porządek nie zawsze oznacza bowiem po prostu posprzątanie miejsca pracy, można wiązać go również z ergonomią, wygodą czy modernizacją biurowych pomieszczeń.

Jedno jest pewne: pracownicy są znacznie bardziej wydajni w firmach, w których panuje szeroko rozumiany porządek. Tam, gdzie pracodawca dba o jakość infrastruktury i czystość przestrzeni, pracownicy chętniej dokładają do tego swoją cegiełkę i pilnują, by zachowywać zastany stan rzeczy. W efekcie wszyscy pracują w zdrowych warunkach, chętniej zaprasza się gości biznesowych, biurem można się pochwalić w social mediach, co podnosi prestiż firmy – niekończąca się lista pozytywów. Warto!

Dlaczego utrzymywanie higieny jest tak ważne z punktu widzenia efektywności pracy?

• brak bałaganu na biurku sprzyja skupieniu i nie odciąga uwagi od wykonywanych zadań, co zwiększa produktywność;

• porządek wizualny, brak hałasów, dobre oświetlenie i czystość redukują poziom stresu;

• czystość i higiena to mniejsze ryzyko chorób i absencji w pracy.

• utrzymywanie porządku dowodzi wzajemnego szacunku pracodawcy i pracowników, co poprawia morale i umacnia zespoły;

• czyste, wygodne i nowoczesne biuro to powód do dumy pracowników oraz świetna wizytówka biznesowa firmy.