Co to jest prokrastynacja i jak z nią walczyć?

Prokrastynacja często mylona jest z pojęciem lenistwa, warto więc dowiedzieć się, na czym rzeczywiście polega.

Otóż jest to, psychologicznie rzecz ujmując, zjawisko celowego odkładania w czasie ważnych do wykonania zadań na korzyść mniej istotnych (często przyjemniejszych) czynności, prowadzące do spadku efektywności pracy oraz (co odróżnia je od lenistwa właśnie) do słabszego lub silniejszego poczucia winy. To ostatnie jest w pojęciu prokrastynacji kluczowe: odkładanie obowiązków łączy się bowiem u prokrastynatora z uczuciem nieprzyjemności – wie o nieuchronnym zbliżającym się terminie zakończenia pracy, odczuwając w związku z tym sporą presję, nie potrafi jednak zapanować nad odraczaniem podjęcia koniecznych działań. Czasem w grę wchodzi nieumiejętność skupienia się na wykonywanych czynnościach, czasem – o ironio! – perfekcjonizm, który lęk przed porażką zamienia w paraliżującą niezdolność do podjęcia działania. Dużą rolę odgrywa też osobowość: wedle badań osoby o wyższej pewności siebie rzadziej odkładają obowiązki niż osoby neurotyczne i impulsywne. W dzisiejszym świecie nie bez znaczenia są choroby cywilizacyjne, jak ADHD czy depresja, utrudniające skupienie się na wykonywanej pracy i doprowadzenie jej do szybkiego końca.

Czy można skutecznie radzić sobie z prokrastynacją?

Na szczęście tak, choć wymaga to świadomego pilnowania własnych zachowań i panowania nad odruchami, nierzadko mocno już zakorzenionymi. Psychologia uznaje za skuteczną terapię poznawczo-behawioralną, powstają również aplikacje na smartfony, motywujące do podjęcia działania – ale można też wykorzystać (a w każdym razie od tego zacząć) samodzielne regulowanie codziennej pracy.

Warto zacząć, jak zawsze, od pogłębionej analizy problemu: co sprawia, że łatwo się rozpraszam, pozwalając sobie odsuwać w nieskończoność konieczne go wykonania zadania? Dlaczego, mimo wiedzy i doświadczenia, po raz kolejny zostawiam na ostatnią chwilę przygotowanie ważnej prezentacji czy wyceny, niezbędnej do wykonania kolejnego etapu pracy? Czemu nie umiem zabrać się za zadanie, którego ważności jestem świadom?

Odpowiedzi na te pytania powinny przynieść nam odpowiedź, czego staramy się uniknąć, co nas niepokoi, przed czym uciekamy w rozmaite zajęcia zastępcze. Kolejnym krokiem będzie natomiast konfrontacja – zmierzenie się z zadaniem, którego się boimy, oswojenie go i sprawienie, by jego wykonanie stało się łatwiejsze (podzielenie na mniejsze etapy, ustawienie hierarchii trudności tych etapów, realne i adekwatne do możliwości rozplanowanie pracy).

W wielu przypadkach dobrze sprawdza się zastosowanie metody Pomodoro – polega ona na podziale pracy na odcinki trwające 25 minut, przecinane 5-minutowymi przerwami („dla przyjemności”). Po pierwszym okresie pilnowania czasu (alarm w telefonie) następuje moment, kiedy głowa przestraja się na funkcjonowanie w takim rytmie i podejmowanie pracy staje się dużo łatwiejsze i przyjemniejsze, a sam podział na etapy przychodzi odruchowo i nie musimy już kurczowo trzymać się zegarka.

Warto postawić też na budowanie asertywności. Prawdopodobnie stąd bierze się owa zależność, że rzadziej prokrastynują osoby o wyższej samoświadomości – nie pozwalają one na dorzucanie sobie większej ilości zadań niż są w stanie wykonać w ramach godzin pracy. Działają zgodnie ze swoim harmonogramem, nie odczuwają presji, którą musieliby zagłuszać odkładaniem obowiązków – dzięki czemu ich praca jest płynna i nie obciążona nadmiernym dyskomfortem. Krytyczne spojrzenie na siebie i swoje zachowania może przynieść efekty w postaci nieoczekiwanych obserwacji.

Jakie podejście do pracy sprzyja pojawianiu się prokrastynacji? Na co powinniśmy zwrócić uwagę? Jakich niezdrowych zachowań unikać?

Przede wszystkim: nie zakładajmy z góry, że powierzone nam zadanie będzie trudne bądź nieprzyjemne – umysł mimowolnie odsunie je na dalszy plan, nie chcąc zajmować się od razu pracą uznaną za niekomfortową. Nie skupiajmy się na negatywnych aspektach planowanego działania, budujmy w świadomości jasny i optymistyczny obraz pracy, jaką mamy do wykonania.

Perfekcjonizm to najlepszy przyjaciel prokrastynacji – z psychologicznego punktu widzenia niewykonanie zadania jest dla perfekcjonisty o wiele łatwiejsze do zaakceptowania niż wykonanie go na mniej niż 100%. To bardzo groźna pułapka, z której warto zdawać sobie sprawę. Lęk przed przegraną często błędnie tłumaczony jest w tym przypadku zaoszczędzeniem czasu na podjęcie (nieskutecznej z założenia) próby osiągnięcia nieosiągalnego celu.

Brak umiejętności albo możliwości skoncentrowania się na zadaniu sprzyja jego odkładaniu na coraz dalszą przyszłość. Przyczyn dekoncentracji może być wiele – od wspomnianych powodów zdrowotnych, jak ADHD, po wszechobecne czynniki rozpraszające (social media są tu głównym oskarżonym). Niekiedy trzeba wspomóc się psycho- czy farmakoterapią, jednak w dużej części przypadków wystarczy wyłączenie telefonu czy przeglądarki w komputerze na czas zaplanowanej pracy i zapanowanie nad odruchem częstego sięgania do skrzynki mailowej „dla sprawdzenia”.

Na co zwracać uwagę, by nasze nastawienie do pracy było optymalne?

• nastrój się pozytywnie, nie myśl o swojej pracy jako o trudności, tylko jako o zadaniu do wykonania;

• uznaj za prawdopodobne i akceptowalne, że zadanie nie będzie wykonane na 100% za pierwszym podejściem – może trzeba będzie usiąść do niego jeszcze kilka razy, żeby osiągnąć zadowalający nas efekt;

• stwórz sobie sprzyjające koncentracji środowisko pracy, bez wielu elementów rozpraszających – nie otwieraj skrzynki mailowej ani przeglądarki, jeśli nie są niezbędne do wykonania zadania;

• spróbuj zastosować metodę Pomodoro (lub podobną) i sprawdź, czy pomaga ci w skupieniu się na pracy.

Świadomość, dlaczego odsuwamy od siebie konieczne do wykonania zadania, jest już solidną podstawą do zapobiegania i unikania prokrastynacji w codziennych działaniach. Odpowiednie nastawienie się do czekającej nas pracy, spojrzenie na nią z odpowiednim dystansem i podzielenie jej na łatwe do wykonania etapy pozwoli nam skuteczniej i efektywniej pracować. Dzięki temu zmniejszymy stres związany z wykonaniem zadania, zwiększymy motywację i w konsekwencji – szybciej osiągniemy zadowolenie. Warto spróbować!